Взаимные акты сверки. Акт сверки взаиморасчетов: правила составления и образцы заполнения. Общие понятия и состав акта сверки
Организация должна обеспечивать полноту и достоверность данных, отражаемых в ее бухгалтерском учете и финансовой отчетности. В этих целях проводится в том числе инвентаризация расчетов. Она направлена на проверку обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризация расчетов производится на основании составленных и согласованных с контрагентами актов сверок. Напомним, что проводить инвентаризацию расчетов необходимо, как минимум, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения , утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Периодичность составления актов сверки в иных случаях контрагенты определяют самостоятельно.
Как составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, расскажем в нашей консультации.
Как сделать акт сверки?
Единой, обязательной к применению формы акта сверки (бланка) не существуют. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно.
В условиях автоматизации бухгалтерского учета функция формирования актов сверки обычно предусмотрена бухгалтерской программой. Нужно только выбрать из справочника контрагента, по которому необходимо сформировать акт сверки, указать дату, на которую акт сверки составляется, а также период, за который расчеты с контрагентом будут показаны в акте сверке. Также возможна различная степень детализации актов сверки: по контрагенту в целом или, скажем, в разрезе конкретного договора.
Конечно, акт сверки можно составлять и вручную. Но этот процесс, естественно, будет более трудоемким.
Для акта сверки образец формы обычно представляет собой таблицу, разделенную на 2 части - для отражения данных об операциях каждым из контрагентов. В ней указываются наименование операции, документы-основания, суммы по дебету и кредиту. А сальдо начальное в акте сверке что это? В начале и конце таблицы в акте сверке обычно приводятся сведения о сальдо на начало и конец периода сверки, т. е. об остатке задолженности. Дебетовое сальдо в разделе, заполненным по данным организации А, показывает, сколько ей должна организация Б, сведения об операциях которой отражаются в противоположной части таблицы. Соответственно, например, конечное кредитовое сальдо означает, сколько организация А остается должна организации Б на конец периода сверки. А задолженность в пользу в акте сверки что означает? Она показывает сумму и контрагента, перед которым на конец отраженного в акте сверке периода есть задолженность.
Организация, инициировавшая составление акта сверки, передает его своего контрагенту и предлагает заполнить в таблице сведения о состоянии расчетов по его данным. Иногда, когда компании уверены, что расхождений не будет, акт сверки передается с уже заполненными обеими частями сверочной таблицы (т. е. за обоих контрагентов). Второй стороне остается только подписать его. Если расхождения будут выявлены, подписывать такой акт контрагент не будет, а может передать свой экземпляр акта сверки или направить протокол разногласий, который также составляется в произвольной форме.
При составлении актов сверки важно контролировать, чтобы они были подписаны уполномоченными лицами. Это руководитель организации или лицо, действующее от имени организации по доверенности. Ведь в противном случае, будет сложно доказать, что контрагент действительно признал свой долг на основании такого акта сверки.
Для акта сверки взаиморасчетов образец заполнения 2018 приведем ниже.
Для акта сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.
Акт сверки и срок исковой давности
Напомним, что подписание сторонами акта сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности, который в общем случае составляет 3 года. Ведь составление акта с должником означает, что он признал свой долг (ст. 203 ГК РФ). Следовательно, срок исковой давности после составления акта сверки начинает течь заново. Именно поэтому, если организация уверена, что должник не вернет деньги, подписание с ним акта сверки только отсрочит момент, когда кредитор сможет списать долг в убыток и учесть его при налогообложении прибыли. Подробнее о списании задолженности с истекшим сроком исковой давности мы рассказывали .
Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.
Назначение документа
Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.
Периодичность составления
Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:
1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.
2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.
3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.
4. Контрагенты сотрудничают длительное время.
5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.
Акты сверки и составление годовой отчетности
Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.
Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.
Форма документа
На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:
1. Наименование.
2. Дата его формирования.
3. Данные о составителе.
4. Краткое содержание проведенной операции.
5. Измерители указанных хозяйственных операций.
6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.
7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.
Порядок заполнения
Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.
Проведение сверки
Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.
Правила подписания
Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.
Статус документа
Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Акт сверки взаимных расчетов – документ отражающий состояние взаиморасчетов между компаниями в течение определенного временного периода. Цель использования акта сверки является определение наличия задолженности или оценка правильности учета взаиморасчетов организаций.
Любой из контрагентов вправе выступить инициатором на составление акта сверки. Причиной для этого может послужить проверка того, правильно ли были составлены взаиморасчеты, и есть ли какая-то задолженность у его партнера. Акт отражает в себе все проведенные за определенный период времени операции. Период рассмотрения указывается инициатором.
После того, как акт будет подписан, его необходимо отправить другому контрагенту, который должен сверить все необходимые данные с теми данными, которые имеются у него. Если никаких ошибок не имеется, сторона подписывает документ, а также ставится соответствующая печать.
При наличии расхождений, нужно их указать отдельно в конце самого акта. Если у стороны-инициатора будет выявлена какая-либо задолженность, можно составить акт зачета взаимных требований, в котором у обеих сторон появится возможность двустороннего погашения долга.
Акт сверки взаимных расчетов: заполнение
Акт сверки имеет свободную форму заполнения (на основе письма Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/2). В акте необходимо указать нужный период, за который были составлены все сведения, а также наименования тех контрагентов, между которыми он устанавливается. Необходимо указать дату его составления, а также присвоить индивидуальный номер.
Все бухгалтерские данные приводятся в таблице (в прикрепленных файлах). К числу этих данных можно также отнести данные об операциях, связанными с оплатой товара и его доставкой. Чтобы подтвердить достоверность всей используемой информации, к каждому счету, связанному с суммой в акте свертки, необходимо прикрепить соответствующий документ, к числу которых можно причислить чек, счет фактуру и др.
Все указанные сумма, отраженные на счетах дебета и кредита также указывается дата всех произведенных операций. В итоге считается общий оборот, связанный с дебетом и кредитом, после чего определяется конечное сальдо.
Чтобы указать задолженность, в конце таблицы необходимо написать: «По данным «Вписать имя нужной организации» на «здесь указать необходимую дату» задолженность в пользу «здесь указать вторую организацию» составляет «указывается сумма». При отсутствии задолженности необходимо вписать 0,00 рублей.
При отсутствии задолженности главные бухгалтеры могут подписать этот акт. При наличии задолженности, а также отказа той или иной организации выплатить долг по каким-то причинам, можно подать обращение в суд. В таком случае необходимо иметь заверенную подпись руководителя а также печать.
Скачать акт сверки взаимных расчетов. Образец, бланк
Видео-урок “Акт сверки взаимных расчетов в 1С Бухгалтерия”
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами
Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
- Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
- Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
- Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
- После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
- Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Форма акта сверки взаиморасчетов
В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности.В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.
- наименование документа - акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
- реквизиты договора, заключенного между сторонами;
- дату и место составления документа;
- номер документа;
- период, за который проводилась сверка;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
- суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
- даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
- реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
- наличие расхождений в учетных данных сторон;
- подписи и печати сторон.
В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.
Она включает в себя четыре столбца.
В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.
Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.
После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.
Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.
Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.
С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.
На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.
Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.
Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.
Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.
Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.
Внимание! Также акт сверки необходимым при рассмотрении споров в арбитражных судах. Если задолженность компании подтверждена данным документом, в котором присутствуют подписи должника, то решение судьи будет в пользу истца.
Если оформляется банкротство и составляется очередь кредиторов, то подписанный акт сверки с должником будет иметь весомое значение.
Правила оформления Акта
Инициатором составления акта взаимных расчетов может выступать любая из сторон договорных отношений. Кроме того, если в них участвуют и третьи стороны (например, одна фирма производит оплату за другую), то инициатива о проведении сверки взаиморасчетов может исходить и от нее.
